Polecamy także: spółka z o.o. – często zadawane pytania.

Zakładanie i rejestracja spółki z o.o. – krok po kroku.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to najczęściej wybierana forma prowadzenia działalności gospodarczej. Dotyczy to nie tylko przedsiębiorców krajowych, ale także inwestorów zagranicznych. Ma ona liczne zalety: jest łatwa w prowadzeniu i zapewnia ochronę prywatnego mienia wspólników (w przeciwieństwie do spółek osobowych, np. spółki jawnej). Jej powszechność to także zaleta – struktura jest dobrze znana w obrocie gospodarczym oraz w relacjach z organami administracji publicznej, co zmniejsza ryzyko prawne związane z jej funkcjonowaniem.

Spółka z o.o. pozwala wspólnikom na prawne odseparowanie sfery prywatnej od biznesowej, dzięki czemu zminimalizowane zostaje osobiste ryzyko niepowodzenia przedsięwzięć gospodarczych. Co istotne, przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze lub spółki osobowe (np. spółkę jawną) mają możliwość ich przekształcenia w spółkę z o.o. Zmianę formy działalności przeprowadzić można na różne sposoby w zależności od istniejącej sytuacji i potrzeb.

Spółka z o.o. jest spółką kapitałową, co oznacza, że jej konstrukcja i funkcjonowanie opiera się na kapitale zakładowym wnoszonym przez wspólników w zamian za obejmowane udziały. Obecnie minimalny kapitał w spółce z o.o. wynosi 5 000 zł i może być pokryty wkładami pieniężnymi lub niepieniężnymi (aportami). Konstrukcja ta ma w założeniach chronić wierzycieli spółki, choć w praktyce ochrona (zwłaszcza przy minimalnym kapitale) jest często iluzoryczna.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością dzięki swoim cechom nadaje się do prowadzenia każdego rodzaju działalności gospodarczej (zwłaszcza w większych rozmiarach i w branżach wysokiego ryzyka). Zgodnie z art. 151 kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) może ona być co do zasady utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym.

WAŻNE!
Wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki (art. 151 § 4 k.s.h.).
Wspólnicy są zobowiązani jedynie do świadczeń określonych w umowie spółki (art. 151 § 3 k.s.h.).

Wartą rozważenia alternatywą dla spółki z o.o. jest spółka komandytowa z udziałem spółki z o.o. jako komplementariusza. Łączy ona bezpieczeństwo finansowe spółki z o.o. oraz zalety podatkowe spółek osobowych (np. jawnej).

Umowa spółki z o.o. – co musi zawierać?

Po podjęciu decyzji o rozpoczęciu działalności w formie spółki z o.o. pierwszym krokiem prawnym ku jej powstaniu jest zawarcie umowy spółki.

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musi określać:

1. firmę i siedzibę spółki;
2. przedmiot działalności spółki;
3. wysokość kapitału zakładowego;
4. czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
5. liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
6. czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Niezależnie od wyżej wskazanego, wymaganego prawem minimum, warto w umowie spółki z o.o. uregulować między innymi następujące kwestie:

1. sposób reprezentacji spółki;
2. zasady zbywania udziałów;
3. zasady wnoszenia dopłat;
4. możliwość i zasady umarzania udziałów;
5. możliwość podniesienia kapitału zakładowego bez zmiany umowy spółki;
6. kwestię wstąpienia do spółki współmałżonka wspólnika;
7. kwestię wstąpienia do spółki spadkobierców wspólnika.

Z chwilą zawarcia umowy spółki z o.o. powstaje spółka z o.o. w organizacji. Zgodnie z art. 14 ust. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej spółka z o.o. w organizacji może podjąć działalność gospodarczą przed uzyskaniem wpisu do rejestru przedsiębiorców (KRS). Odróżnia to spółkę z o.o. od spółek osobowych (np. jawnej), które mogą podjąć działalność dopiero po uzyskaniu wpisu do KRS.

Akt notarialny, czy umowa spółki w formie elektronicznej (tryb S24) – co wybrać?

Do końca 2011 roku umowę spółki z o.o. można było zawrzeć wyłącznie w formie aktu notarialnego. Wymóg ten był uzasadniony znacznym stopniem skomplikowania materii prawej regulowanej w umowie spółki i koniecznością kontroli jej zgodności z prawem przez osobę z wykształceniem prawniczym (notariusza).

Od początku 2012 roku wprowadzono, jako alternatywę dla formy aktu notarialnego, możliwość zawarcia umowy spółki w formie elektronicznej. Umożliwiono jednocześnie złożenie kompletnego wniosku o wpis spółki do KRS drogą elektroniczną (od 2015 roku będzie taka możliwość także w odniesieniu do innych spółek). Aby uniknąć spisywania umów spółek sprzecznych z prawem w przypadku ich zawierania bez udziału notariusza ustawodawca narzucił jednak zainteresowanym obowiązek korzystania z określonego w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości wzorca umowy spółki.

Treść wzorca stanowi typową, dość prostą umowę spółki. Możliwe jest w pewnym stopniu dostosowanie wzorca do własnych potrzeb poprzez zaznaczenie dostępnych opcji wyboru w kilku paragrafach umowy. Pozwala to m.in. wybrać sposób reprezentacji spółki, wprowadzić ograniczenia w zbywalności udziałów, czy ustanowić w spółce radę nadzorczą. Nie ma natomiast możliwości wnoszenia aportów (wkładów niepieniężnych), czy też wprowadzenia opcji zwiększenia w przyszłości kapitału spółki bez zmiany umowy.

WAŻNE!
Umowę spółki zawartą według wzorca w trybie S24 można w przyszłości zmienić. Zmiana wymaga zachowania formy aktu notarialnego i zgłoszenia do KRS.

Zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca umowy wymaga wypełnienia formularza umowy zawartego w systemie teleinformatycznym i opatrzenia umowy podpisem elektronicznym. Umowa zawarta zostaje po wprowadzeniu do systemu teleinformatycznego wszystkich danych koniecznych do jej zawarcia i z chwilą opatrzenia ich podpisem elektronicznym. W praktyce, w przypadku zlecenia założenia spółki kancelarii, wszystkie dane w umowie i formularze rejestracyjne wypełnia upoważniony adwokat lub radca prawny i przesyła dokumenty do KRS.

WAŻNE!
Sądy rejestrowe rozpoznają wnioski o rejestrację spółek składane drogą elektroniczną w ciągu 1 dnia roboczego (24h).

Jeśli kluczowe jest szybkie wpisanie spółki do KRS, a wzorzec umowy jest w chwili zakładania spółki wystarczający, wybierzmy tryb S24. Zaoszczędzimy przy tym na kosztach notarialnych co najmniej ok. 400 zł oraz 250 zł na opłatach sądowych. Jeśli natomiast czas nie gra roli i zależy nam nam na lepszej umowie spółki, wybierzmy tryb tradycyjny, z udziałem notariusza.

WAŻNE!
Po zawarciu umowy spółki u notariusza możliwe jest natychmiastowe rozpoczęcie działalności (w tym uzyskanie NIP, REGON i rejestracja VAT) bez konieczności czekania na wpis do KRS.

Kolejne kroki niezbędne do powstania spółki z o.o.

Samo zawarcie umowy spółki z o.o. nie wystarczy. Do powstania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga się dodatkowo:

1. wniesienia przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego, a w razie objęcia udziału za cenę wyższą od wartości nominalnej, także wniesienia nadwyżki, z uwzględnieniem art. 158 § 11 k.s.h;
2. powołania zarządu;
3. ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa spółki;
4. wpisu do rejestru.

Zgłoszenie spółki z o.o. do rejestru przedsiębiorców KRS.

Zarząd zgłasza zawiązanie spółki do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki w celu wpisania spółki do KRS.

WAŻNE!
Wniosek o wpis spółki do rejestru podpisać muszą wszyscy członkowie zarządu albo w ich imieniu pełnomocnik.

Do zgłoszenia spółki do sądu rejestrowego w sprawach nieuregulowanych w kodeksie spółek handlowych stosuje się przepisy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Zgłoszenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do sądu rejestrowego powinno zawierać:

1. firmę, siedzibę i adres spółki;
2. przedmiot działalności spółki;
3. wysokość kapitału zakładowego;
4. określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
5. nazwiska, imiona i adresy członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki;
6. nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej;jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne – zaznaczenie tej okoliczności;
7. czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony;
8. jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki – oznaczenie tego pisma.

Zgłoszenie spółki do KRS musi nastąpić na urzędowych formularzach, których wzory określa w rozporządzeniu Minister Sprawiedliwości. Wniosek złożony z naruszeniem tego wymogu lub nieprawidłowo wypełniony albo nieopłacony podlega zwróceniu, bez wzywania do uzupełnienia braków. Do postępowania przed sądami rejestrowymi stosuje się przepisy kodeksu postępowania cywilnego o postępowaniu nieprocesowym, chyba że ustawa stanowi inaczej.

WAŻNE!
Do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do KRS, likwidatorów i prokurentów należy dołączyć zgodę tych osób na ich powołanie. Wymogu tego nie stosuje się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki.

Ponadto, do zgłoszenia spółki należy dołączyć:

1. umowę spółki;
2. oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników;
3. jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki, dowód ich ustanowienia, z wyszczególnieniem składu osobowego;
4. podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich.

Adresy członków zarządu należy dołączyć do zgłoszenia spółki oraz zmian w jej składzie osobowym, a także w przypadku każdorazowej zmiany adresu. Do chwili zgłoszenia zmiany adresu adres zgłoszony do rejestru jest adresem, na który dokonuje się doręczeń dla członka zarządu.

WAŻNE!
Jeżeli zawiązanie spółki nie zostało zgłoszone do sądu rejestrowego w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki albo jeżeli postanowienie sądu odmawiające zarejestrowania stało się prawomocne, umowa spółki ulega rozwiązaniu.

Wpis spółki z o.o. do KRS i zgłoszenia uzupełniające.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji z chwilą wpisu do rejestru staje się spółką z ograniczoną odpowiedzialnością i uzyskuje osobowość prawną. Z tą chwilą staje się ona podmiotem wszystkich praw i obowiązków spółki w organizacji. Jeśli przed rejestracją zostały zawarte umowy z klientami lub kontrahentami, nie ma potrzeby ich aneksowania lub zmiany.

Zgodnie z procedurą jednego okienka, jeśli spółka nie uzyskała wcześniej numerów NIP i REGON, zostaną one nadane po rejestracji spółki w KRS. Od dnia 1 grudnia 2014 roku wymiana danych pomiędzy KRS, a rejestrami NIP i REGON odbywa się drogą elektroniczną, co znacznie skróciło czas oczekiwania na nadanie tych numerów (obecnie są one nadawane w ciągu 1-2 dni od dnia wpisu spółki do KRS). Po ich nadaniu zostaną one ujawnione w KRS automatycznie, bez konieczności składania dodatkowych wniosków (przed 1 grudnia 2014 r. REGON należało zgłosić do KRS samodzielnie).

Następnie, w ciągu 21 dni od dnia wpisu spółki do KRS (albo w ciągu 7 dni, jeśli jest ona płatnikiem składek ZUS) należy dokonać we właściwym urzędzie skarbowym zgłoszenia danych uzupełniających dotyczących kwestii podatkowych, statystycznych i ZUS. Dane przeznaczone dla GUS i ZUS urząd skarbowy przekaże samodzielnie do tych instytucji (procedura ta obowiązuje od dnia 1 grudnia 2014 roku). Jednocześnie ze zgłoszeniem uzupełniającym można złożyć wniosek o rejestrację spółki z o.o. jako podatnika podatku VAT.

Z chwilą zgłoszenia danych uzupełniających i rejestracji VAT/VAT UE proces zakładania spółki jest zakończony.

Data: 17.01.2015
Autor: adwokat Łukasz Niedziela

Polecamy także:
Jak zmniejszyć ryzyko prowadzonej działalności przy zachowaniu korzyści podatkowych?
Spółka cywilna czy spółka jawna? Jakiego dokonać wyboru?
Zakładanie i rejestracja spółki jawnej krok po kroku – umowa i wpis do KRS.

Zakładanie i rejestracja spółki z o.o. Gdańsk, Gdynia, Sopot, Elbląg. Biuro w Gdańsku.

Zapraszamy do kontaktu z nami w sprawach zakładania i rejestracji spółki z o.o. lub przekształcenia działalności w taką spółkę:

telefonicznie:
z tel. stacjonarnych: (58) 354 26 34
z tel. komórkowych:  +48 600 910 961

lub za pomocą formularza kontaktowego:

Wysłanie zapytania jest niezobowiązujące, a w odpowiedzi podpowiemy od czego zacząć i przedstawimy bezpłatną wycenę usługi. W przypadku planowanego przekształcenia prosimy o wskazanie obecnej formy prawnej prowadzonej działalności.