Zakładanie i rejestracja spółki cywilnej – o czym warto pamiętać?

Co to jest spółka cywilna i kiedy ją wybrać?

Spółka cywilna to podstawowy rodzaj więzi prawnej regulującej wspólne przedsięwzięcia gospodarze, uregulowany w kodeksie cywilnym (w przeciwieństwie do innych spółek regulowanych przez prawo handlowe). Dzięki stosunkowo prostej i jednocześnie bardzo elastycznej konstrukcji wybierana jest często przez osoby rozpoczynające wspólny biznes. Wspólnikami są najczęściej osoby fizyczne, ale nie ma przeszkód by w gronie wspólników znalazła się osoba prawna (np. spółka z o.o.).

W odróżnieniu od innych spółek (np. jawnej, partnerskiej, komandytowej, z o.o.) spółka ta nie ma zdolności prawnej, tj. nie może we własnym imieniu nabywać praw i zaciągać zobowiązań. Nie ma zatem własnego majątku, a mienie nabyte w czasie jej trwania stanowi wspólną własność jej wspólników. W sensie prawnym jest to zatem wyłącznie stosunek umowny (zobowiązaniowy) pomiędzy wspólnikami. Jak stanowi art. 860 § 1 kodeksu cywilnego (przepis rozpoczynający regulację s.c.) przez umowę spółki wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów.

Konsekwentnie spółka cywilna nie ma też zdolności sądowej, a więc nie może być stroną w postępowaniu sądowym (np. procesie cywilnym), a w charakterze strony postępowania występują sami wspólnicy jako osoby fizyczne. Istotny wyjątek od tej zasady przewidują przepisy prawa podatkowego – dla celów podatku od towarów i usług (VAT) spółka cywilna ma status podatnika, jest także płatnikiem podatków dochodowych za zatrudnianych pracowników. Ma zatem podmiotowość prawnopodatkową. Na gruncie prawa administracyjnego (w tym podatkowego) status spółki cywilnej budzi zresztą wiele kontrowersji.

Wybierając ten rodzaj spółki należy zastanowić się nad skalą planowanych przedsięwzięć gospodarczych i związanym z nimi ryzykiem finansowym. W spółce cywilnej za wszystkie zobowiązania odpowiadają solidarnie wspólnicy całym swoim majątkiem (nie tylko tym służącym do prowadzenia spółki, ale także prywatnym), wobec czego nie jest to optymalna forma działalności dla biznesu o dużej skali lub znacznym ryzyku. Planując docelowo działalność o większej skali warto od razu wybrać spółkę kapitałową (z o.o.) lub komandytową. Czasem spółka  cywilna prowadzona jest „pomocniczo”, obok głównej działalności operacyjnej w bezpieczniejszej formie (np. spółki z o. o.). Pozwala to ograniczyć ryzyko, a także częściowo zoptymalizować podatkowo inną spółkę.

Wartą rozważenia alternatywą dla spółki cywilnej może być spółka jawna. Jakiego wyboru dokonać podpowiadamy tutaj.

Przekształcenie spółki cywilnej w inną spółkę (m.in. jawną, komandytową, z o.o.).

W razie potrzeby spółka cywilna może zostać przekształcona w spółkę prawa handlowego, zarówno osobową (np. jawną, komandytową), jak kapitałową (np. z o.o.). Należy jednak pamiętać, że przekształcenie jest procesem złożonym i dość kosztownym, dlatego lepiej od razu wybrać inny rodzaj spółki, jeśli przewidujemy, że będzie on w przyszłości bardziej wskazany.

Umowa spółki cywilnej – jak napisać i o czym trzeba pamiętać?

Umowa tworzy spółkę cywilną i reguluje wszystkie istotne sprawy pomiędzy wspólnikami. Dobrze skonstruowana ułatwia codzienne funkcjonowanie oraz zapobiega konfliktom. Może też znacząco uprościć zasady rozstania się wspólników i wzajemnych rozliczeń, co w razie braku umownej regulacji budzi często kontrowersje.

WAŻNE!
Umowa spółki cywilnej wymaga zachowania formy pisemnej dla celów dowodowych. W przypadku wnoszenia jako wkładu własności nieruchomości konieczne będzie jednak zachowanie formy aktu notarialnego. Podobnie przystąpienie do spółki nowego wspólnika będzie wymagało formy aktu notarialnego, gdy dotychczasowym wspólnikom przysługuje współwłasność łączna nieruchomości.

Wymogi odnośnie treści umowy spółki cywilnej są minimalistyczne. Umowa spółki cywilnej powinna zawierać co najmniej:

• określenie nazwy spółki,
• wskazanie wkładów wspólników,
• określenie przedmiotu działalności,
• oznaczenie czasu trwania spółki, jeśli jest określony.

Jeśli inne kwestie nie zostaną określone w umowie, to będzie w tym zakresie obowiązywała wspólników regulacja kodeksowa, nie zawsze optymalna. Dlatego w umowie spółki cywilnej warto dodatkowo określić:

• zasady prowadzenia spraw spółki,
• sposób reprezentacji spółki przez wspólników,
• zasady udziału w zyskach i stratach,
• zasady podziału i wypłaty zysków,
• zasady wypowiedzenia umowy spółki,
• zasady rozliczeń z występującym wspólnikiem.

Jeśli elementy te nie znalazły się w umowie, można dodać je później zmieniając umowę spółki, co jednak wymaga zgody wszystkich wspólników. Kwestie te mogą być także regulowane uchwałami wspólników w czasie trwania spółki.

Pamiętać także należy, że są sprawy, których umowa spółki nie może skutecznie regulować odmiennie niż kodeks cywilny. Są to między innymi:

• zasada solidarnej odpowiedzialności wspólników wobec osób trzecich,
• zakaz rozporządzania udziałem we wspólnym majątku wspólników oraz udziałem w poszczególnych składnikach tego majątku,
• zakaz podziału wspólnego majątku wspólników w czasie trwania spółki.

Wpis wspólników oraz spółki cywilnej do CEiDG, uzyskanie REGON i NIP oraz rejestracja VAT i ZUS.

Zawarcie umowy spółki cywilnej podlega ujawnieniu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej prowadzonej przez Ministra Gospodarki (zastąpiła ona dawną Ewidencję Działalności Gospodarczej prowadzoną przez gminy). Samej spółki cywilnej nie wpisuje się do żadnego rejestru, w szczególności nie podlega ona rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

Informację o zawarciu spółki cywilnej ujawnia się we wpisach CEiDG wszystkich wspólników. Jeśli osoby zawierające umowę spółki cywilnej nie miały wcześniej zarejestrowanej w CEiDG działalności gospodarczej, to konieczna jest w pierwszej kolejności ich rejestracja (wniosek na formularzu CEIDG-1). Można to zrobić on-line za pomocą portalu www.ceidg.gov.pl

Po rejestracji działalności gospodarczej wspólników należy zarejestrować spółkę cywilną w Głównym Urzędzie Statystycznym (uzyskanie REGON – formularz RG-1) oraz w urzędzie skarbowym (uzyskanie NIP dla spółki – odrębnego niż numery NIP wspólników i rejestracja spółki jako podatnika VAT – formularze NIP-2, NIP-D oraz VAT-R).

W przypadku, gdy spółka zamierza zatrudniać pracowników (umowa o pracę lub zlecenie) należy dodatkowo zarejestrować ją w ZUS jako płatnika składek (formularz ZUS ZPA). Wspólnicy spółki cywilnej dokonują zgłoszenia samych siebie jako płatników składek na ubezpieczenia społeczne (druki ZUS ZUA lub ZUS ZZA). Składki na ubezpieczenia społeczne wystarczy opłacać z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej (nie ma dodatkowej składki z tytułu udziału w spółce), natomiast na ubezpieczenia zdrowotne składkę trzeba będzie niestety odprowadzać z każdego tytułu niezależnie (działalność gospodarcza oraz spółka). W praktyce zatem wspólnicy spółki cywilnej zapłacą podwójną składkę zdrowotną.

Po uzyskaniu numerów NIP i REGON należy je zgłosić do CEiDG korzystając z formularza CEIDG-1. Wspólnicy powinni dopełnić tego obowiązku w ciągu 7 dni.

Wszystkie wskazane wyżej wnioski są wolne od opłat urzędowych, za wyjątkiem wniosku o wydanie potwierdzenia rejestracji spółki jako podatnika VAT, który podlega opłacie skarbowej w kwocie 170 zł.

O czym należy pamiętać po zawarciu umowy spółki cywilnej?

Zawarcie umowy spółki cywilnej podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych (PCC). Wynosi on 0,5% (pół procent) wartości wniesionych do spółki wkładów. Podatek należy wpłacić w ciągu 14 dni od zawarcia umowy spółki składając deklarację na formularzu PCC-3.

Data: 04.07.2014, aktualizacja: 17.01.2015
Autor: adwokat Łukasz Niedziela

Polecamy także:
Jak zmniejszyć ryzyko prowadzonej działalności przy zachowaniu korzyści podatkowych?
Spółka cywilna czy spółka jawna? Jakiego dokonać wyboru?
Zakładanie i rejestracja spółki jawnej krok po kroku – umowa i wpis do KRS.
Jak założyć spółkę z o.o.?

Rejestracja spółki cywilnej Gdańsk, Gdynia, Sopot, Elbląg. Biuro w Gdańsku.

Zapraszamy do kontaktu z nami w sprawach zakładania i rejestracji spółki cywilnej lub przekształcenia takiej spółki:

telefonicznie:
z tel. stacjonarnych: (58) 354 26 34
z tel. komórkowych:  +48 600 910 961

lub za pomocą formularza kontaktowego:

Wysłanie zapytania jest niezobowiązujące, a w odpowiedzi podpowiemy od czego zacząć i przedstawimy bezpłatną wycenę usługi. W przypadku planowanego przekształcenia prosimy o wskazanie obecnej formy prawnej prowadzonej działalności.